大人数イベントのラウンド方式（運営テンプレ・完全版）

ラウンド方式は「短時間×多接点」を実現するための定石です。混雑や滞留、案内ミス、記録漏れが起こりがちですが、台本と導線を設計しきれば高い満足度を両立できます。

目的とKPI

• 1ラウンドあたりの処理人数/待ち時間
• 迷子率/導線逆走率/遅延分布
• 参加者満足度（CSAT）/スタッフ負荷

時間割設計

• 1ラウンド: 10〜15分（目的に応じて短縮/延長）
• 移動バッファ: 2〜3分（会場の広さで調整）
• 遅刻者吸収枠を各ブロック末尾に配置
• 休憩は60〜90分ごとに10分、誘導と換気の時間を兼ねる

会場設計

• 一方通行の導線と明確なゾーニング、色分けの案内表示
• 受付の分散（苗字頭文字/QR/当日登録専用）
• 音声/照明/空調/雑音対策のチェックリストを台本に付録
• 車椅子/ベビーカー動線、静音スペース、救護導線を事前確認

役割分担

• 進行/誘導/記録/トラブル対応/広報/衛生/警備
• 交代タイミングを時刻で明記し、役割カードを色分け
• 連絡手段（無線/チャット）と記録方法（タブレット/紙）を統一

台本（例）

• 開場30分前：機材・回線・BGM・案内表示の最終チェック
• 各ラウンド開始3分前：誘導アナウンス→移動→着席確認
• ラウンド中：記録係は所定の項目を入力、終了1分前に合図
• ラウンド切替：出口誘導→次組案内→遅刻者吸収

記録設計

• 評価項目の標準化（5段階+自由記述）
• 参加者識別（QR/番号）と個人情報最小化
• 即時ダッシュボード化し、ボトルネックを可視化

リスクと対応

• 機材トラブル：冗長化と代替手順（紙/別室）
• 天候・交通：到着遅延に備えた柔軟な入替ルール
• 緊急時：避難導線と統一アナウンス文、要支援者対応

参加者体験

• 受付QR、ネームカード、案内図、FAQ、次の行き先を一目で
• 待ち時間コンテンツ（展示/動画）で滞留ストレスを軽減
• セッション後アンケート（QR）で即時フィードバック

スタッフ教育とシミュレーション

• 前日リハーサルで導線を実歩し、詰まりポイントを修正
• ロールプレイで案内文言を標準化（日本語/英語）
• 想定問答集（迷子、再入場、体調不良、遅刻対応）を共有

ベンダー/スポンサー対応

• ブース/導線/配布物の安全基準と動線遵守を合意
• ノベルティ配布は滞留しやすいので時間・場所を制御
• 個人情報取得時の告知・同意・保管ポリシーの明示

事後運用

• 参加者満足度の要因分解（案内/待ち時間/コンテンツ）
• スタッフ振り返り会でプロセス改善案を洗い出し次回へ反映
• ログ（トラブル、遅延、来場ピーク）を時系列で保全

ケーススタディ

ケースX：受付を苗字頭文字で分散し、案内員を分岐点に重点配置。導線逆走率が2%→0.5%に低下。ラウンド切替時の滞留時間中央値が3分→1分に短縮。

ケースY：スポンサー配布物の列が導線に干渉し、滞留が連鎖。対策として配布時間枠と位置を制御、翌日には混雑が解消。データに基づく迅速な修正が奏功。

--- ラウンド方式は段取りが9割。役割と導線の標準化で、混乱を秩序に変えましょう。