日程調整ツールの選び方（実務フレーム）

日程調整は複数部門のプロセスに跨るため、機能表の比較だけでは失敗します。本稿は「要件定義」「シナリオ検証」「運用設計」の3段階で、再現性のある選定を支援します。

1. 要件定義

ビジネス要件

• 対象ユースケース：採用、営業デモ、CS定例、社内定例、イベント等
• 規模感：1対1、少人数、部門横断、大規模イベント
• KPI：決定までの日数、回答率、再調整率、ノーショー率、運用時間

技術要件

• カレンダー連携：Google/Microsoft、二重登録防止、代理権限、繰り返し予定
• タイムゾーン：UTC保存、DST、祝日、国際会議の公平性
• 連携：Slack/Teams、メール、CRM/ATS、Webhook/API

セキュリティ/コンプライアンス

• SSO、SCIM、監査ログ、暗号化、保持期間、DPA
• データ最小化、アクセス権の分離、サブプロセッサ開示

2. シナリオ検証（RFPと手順）

1. RFPに「必須/望ましい/将来」を分けて記載 2. 実会議を模した4シナリオ（初回調整/再調整/国際会議/代理作成）を用意 3. ツールベンダー同席で、録画・計測（操作数・所要時間）を行う 4. バグ/回避策/制約を明示し、影響度と対処方針を評価

評価観点の例：

• 体験：ワンクリック回答、モバイル最適化、WCAG配慮
• 運用：テンプレ、ロール、監査、ログの検索性
• 信頼：SLA、サポート品質、ロードマップ透明性、障害対応の公開姿勢

3. 運用設計

• 役割：主催/調整/監査の分離、権限粒度と委任の設計
• ガバナンス：テンプレ承認フロー、保持期間、インシデント対応
• 教育：チュートリアル、チェックリスト、運用ドキュメント

比較チェックリスト（抜粋）

• Google/Microsoft両対応で二重登録防止はあるか
• DST/祝日対応やローカル時刻併記が可能か
• Slack/Teams連携、Webhook、APIの成熟度
• 監査ログの粒度、検索性、エクスポート可否
• SSO/SCIM、DPA、サブプロセッサ開示

よくある落とし穴

• POCはうまくいくが、権限/監査要件で本番運用に乗らない
• 国際会議でタイムゾーン公平性が担保できない
• 「とりあえず全部の機能」を入れて複雑化→定着しない

まとめ

選定はゴールではなくスタートです。シナリオ検証で事実を押さえ、運用設計と教育まで含めて初めて効果が出ます。